12 façons de maximiser votre productivité

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Mon expérience des affaires m’a appris une chose vraie : la meilleure façon de maximiser votre productivité, votre bonheur, votre paix ou votre impact est de comprendre clairement les 12 règles du temps.

1. Avoir des objectifs

Il est inutile d’être plus efficace avec son temps si on ne sait pas comment on veut l’utiliser. Dans la gestion du temps, la boussole est plus importante que l’horloge. Sachez où vous voulez aller et consacrez votre temps aux choses qui vous y mènent.

Beaucoup de gens dépensent leur énergie à essayer d’être plus efficaces sans faire d’abord ce qui est important : se fixer des objectifs. C’est comme si vous étiez perdu en route vers une nouvelle ville. Conduire plus vite n’aide pas si vous allez dans la mauvaise direction. Il faut savoir dans quelle direction aller et se diriger dans cette direction.

Une fois que vous l’aurez préparée, votre liste d’objectifs vous révélera ce qui est important pour vous.

2. Analysez la façon dont vous passez votre temps

Il est toujours bon de savoir comment vous passez votre temps en ce moment. Vous pouvez le suivre en réglant un minuteur pour qu’il se déclenche toutes les 15 minutes ; chaque fois qu’il retentit, notez exactement ce que vous faites. Vous pouvez aussi diviser votre journée en blocs de 15 minutes et enregistrer chaque activité que vous faites.

Une fois que vous avez vos registres de temps, examinez-les. Comment se comparent-ils à vos objectifs ? Passez-vous votre temps là où se trouvent vos priorités ?

3. Conservez une liste de choses à faire

Cela semble trop simple, mais c’est vraiment la base de tous les systèmes de gestion du temps. Votre liste de tâches peut être électronique, sur du papier fantaisie, reliée dans un carnet ou à feuillets mobiles. L’essentiel est d’avoir tout ce que vous voulez accomplir sur une seule liste. Ma liste de choses à faire peut comporter un élément d’une seule ligne, comme “rédiger un rapport annuel”, qui me renvoie à un dossier beaucoup plus important ou même à une boîte de dossiers sur cet élément.

4. Classez votre liste par ordre de priorité

Une fois que vous avez la liste, déterminez quels sont les éléments importants. Marquez-les avec un surligneur, un stylo rouge, ou de toute autre manière qui les fasse ressortir.

Je trouve parfois que ma liste de choses à faire est trop longue. Tous les éléments de la liste disent “Faites attention à moi”, même si la plupart d’entre eux ne sont pas surlignés comme étant importants. Dans ce cas, je prends une feuille blanche et je couvre ma liste de choses à faire en n’écrivant que les trois ou quatre éléments les plus importants. Ce sont ceux sur lesquels je dois me concentrer.

5. Contrôler la procrastination

J’utilise un certain nombre d’astuces pour briser toute tendance persistante à la procrastination. Par exemple, il se trouve que j’aime avoir une copie papier de ma liste de tâches numériques. Je la réimprime tous les deux ou trois jours, au fur et à mesure que de nouveaux éléments sont ajoutés et que ceux qui sont terminés sont supprimés. C’est à ces moments-là que je recherche les éléments que j’ai marqués comme prioritaires, mais qui ne sont tout simplement pas réalisés.

Les gens disent souvent que j’ai une grande maîtrise de moi-même. Mais en réalité, il s’agit surtout du contrôle de l’environnement. Je contrôle mon environnement pour éliminer les choses que je pourrais utiliser pour tergiverser. Enlevez les jeux de votre ordinateur, par exemple, vendez votre télévision, et débarrassez-vous des emplois très chargés que vous utilisez pour éviter les tâches importantes.

J’ai développé une habitude efficace qui m’a aidé à me libérer de la procrastination : “Faites d’abord le pire”. Au début de chaque journée, je fais la seule tâche qui me cause le plus de stress et que je n’ai pas encore accomplie. Parfois, je me contente d’un quart d’heure – en partant du principe que je peux supporter à peu près n’importe quoi pendant 15 minutes. Souvent, c’est cette courte poussée qui me permet de m’en sortir.

Si je me trouve encore à tergiverser, je passe en revue les raisons qui m’ont poussé à me fixer un objectif. Pour créer une motivation supplémentaire à accomplir une tâche, je renforce les raisons pour lesquelles elle doit être faite. De même, de nombreuses personnes se récompensent pour avoir accompli un travail.

6. Organiser

L’organisation et la gestion du temps sont liées. Je trouve que je fais des choses importantes quand je dispose de tous les outils nécessaires pour effectuer le travail.

Le contraire de l’organisation – le chaos, l’encombrement, la désorganisation – conduit généralement à un travail chargé. Si votre bureau est empilé en hauteur, chaque feuille de papier dit “regardez-moi”. Vous pouvez finir par faire beaucoup de travail sans jamais arriver aux choses importantes.

7. Déléguer

Une façon d’augmenter votre temps est de vous faire aider par d’autres personnes. La clé de la délégation est de se décharger de toute tâche que quelqu’un d’autre peut faire beaucoup plus vite ou plus facilement que vous.

Si vous protestez contre le fait que vous n’avez personne travaillant directement pour vous à qui vous pouvez déléguer des tâches, pas de problème. Envisagez de déléguer à un pair, un supérieur, un fournisseur ou même un client. Considérez la délégation comme un travail en réseau : qui, dans votre réseau, serait le mieux à même d’accomplir cette tâche ?

Dans certains cas, vous devrez investir au préalable pour former quelqu’un afin qu’il puisse prendre en charge une tâche à votre place. Les économies à long terme valent généralement le temps et les coûts initiaux.

Après la délégation, n’oubliez pas de remercier comme il se doit. Vous pourriez penser que les gens n’apprécieraient pas d’être délégués, mais c’est exactement le contraire qui est vrai. Les gens aiment qu’on leur demande, surtout si c’est pour faire quelque chose dans lequel ils sont bons.

8. Maîtriser les astuces d’efficacité

Le meilleur tour que j’ai trouvé est “The Power of While”. Que pouvez-vous faire pendant que vous conduisez ? En marchant ? Pendant que vous nettoyez ? En regardant la télévision ? Je suis un grand défenseur des cassettes audio et j’en écoute fréquemment pendant que je fais autre chose.

En tant que techno, j’aime tous les logiciels d’organisation qui me permettent de garder mes contacts, mes listes de tâches et mes rendez-vous. J’utilise également des gadgets tels que les téléphones portables, le courrier électronique sans fil et les assistants numériques personnels. Une bonne utilisation de la technologie peut vous faire gagner un temps précieux.

9. C’est normal de dire non

Dire “non” peut être l’outil temporel le plus puissant que vous puissiez maîtriser. Lorsque quelqu’un vous demande de faire quelque chose, demandez-vous à quel point c’est important. Cela vous aide-t-il à atteindre vos objectifs ? S’agit-il d’une tâche pour laquelle vous seriez meilleur que la plupart des gens ? Ne cherchez pas toujours des raisons de vous retirer des choses, mais soyez stratégique dans ce que vous entreprenez.

Cela ne veut pas dire que je refuse toujours lorsqu’on me demande de donner un coup de main. Mais si je dis non, je suis toujours poli et plein de tact, et j’essaie de suggérer quelqu’un d’autre qui ferait bien le travail.

10. Focus

Se concentrer à 100 % sur une tâche à la fois peut être très puissant. Éliminez les distractions. Concentrez-vous sur la tâche. Lorsque vous êtes bien organisé et préparé, lorsque votre énergie et votre puissance sont élevées, vous pouvez souvent accomplir une tâche en 20 % du temps qu’il vous faudrait lorsque vous êtes distrait ou ouvert aux interruptions.

11. Construisez votre banque d’efficacité

Une grande efficacité n’est pas possible si vous ne vous occupez pas de vous-même. Mangez bien, faites de l’exercice, dormez bien et buvez modérément. Maman savait ce qu’il en était : tout ce qu’elle disait être bon pour vous se trouve être le meilleur pour votre efficacité aussi.

Je crois aussi que la méditation peut être un excellent moyen de renforcer votre efficacité. Il peut s’agir de méditation transcendantale, de Zen, ou simplement de trouver un moyen de se détendre pour se concentrer sur la tâche à accomplir. Quelle que soit la manière dont vous le faites, recharger vos batteries vous donne la possibilité d’en faire plus pendant les moments où vous devez être au mieux de votre forme.

12. Prenez soin de vous

Il n’est pas possible d’être “on” tout le temps. Prenez le temps nécessaire pour prendre soin de vous – corps et âme – afin d’atteindre une efficacité maximale lorsque vous en avez besoin. Faites une liste des choses que vous aimez faire. Découvrez quelles activités vous donnent de l’énergie et passez plus de temps à les faire. Cela vous donnera la puissance et l’énergie nécessaires pour être plus productif lorsque vous retournerez au travail.

Enfin, un petit conseil. Si, après avoir lu jusqu’ici, vous vous sentez un peu dépassé, je vous suggère de revenir à la règle 1 et d’ajouter la paix (le contentement) à votre liste d’objectifs. La gestion du temps ne consiste pas à ajouter du stress ; il s’agit de vous donner le temps d’être la personne que vous voulez vraiment être.

 

 

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